Algemene voorwaarden
In het kort
Algemene voorwaarden zijn voorwaarden die u opstelt met het doel deze op al uw overeenkomsten van toepassing te laten zijn. Daarmee voorkomt u dat u iedere keer over alle details opnieuw moet onderhandelen. Algemene voorwaarden kunnen u dus veel tijd en moeite besparen.
U bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. Het kan vooral handig zijn. Maar let op: als u algemene voorwaarden hebt, betekent dit niet dat ze ook altijd van toepassing zijn op de overeenkomst die u sluit.
Praktische informatie
De wet stelt aan het gebruik van algemene voorwaarden twee eisen. Uw algemene voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij én u moet de wederpartij informeren over uw algemene voorwaarden. Dit laatste betekent dat u de wederpartij de mogelijkheid geeft kennis te nemen van uw algemene voorwaarden.
Voorbeelden van zaken die vaak in algemene voorwaarden staan zijn:
- Toepassingsgebied
- Totstandkoming van de overeenkomst
- Uitvoering van de overeenkomst
- Wijziging
- Tussentijdse beëindiging
- Overmacht
- Aansprakelijkheid
- Geheimhouding en zorgvuldigheid
- Intellectueel eigendom
Het is niet verplicht, maar vaak wel handig om uw algemene voorwaarden te deponeren bij de KvK. Belangrijk is dat u uw potentiële klant meldt waar deze uw algemene voorwaarden kan vinden.
Wanneer gelden uw algemene voorwaarden?
Uw algemene voorwaarden zijn pas van toepassing op een overeenkomst als deze ook daadwerkelijk onderdeel van de overeenkomst uitmaken. Of in andere woorden, uw klant moet uw algemene voorwaarden accepteren. Dit kan eenvoudig worden gedaan door een verwijzing in de overeenkomst zelf.
Uw algemene voorwaarden zijn niet van toepassing als de wederpartij de voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk afwijst. Een afwijzing van uw algemene voorwaarden in de eigen algemene voorwaarden van uw opdrachtgever is niet voldoende.
Daarnaast is het van belang dat u heeft voldaan aan de zogeheten informatieplicht. De wederpartij moet een redelijke mogelijkheid hebben gehad om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. Daarom dient de inhoud van de voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst te zijn verstrekt aan de wederpartij. Deze moet vervolgens instemmen met de aangeboden algemene voorwaarden. Dit kan uitdrukkelijk, maar ook stilzwijgend.
U kunt op verschillende manieren aan je informatieplicht voldoen:
- u overhandigt uw algemene voorwaarden aan de wederpartij;
- u stuurt ze vooraf toe;
- u drukt ze af op de achterzijde van een contract of offerte. Op de voorzijde moet u dan wel nadrukkelijk verwijzen naar de voorwaarden op de achterzijde.
Verwijst u pas bij het sturen van uw factuur naar uw algemene voorwaarden, dan is dat te laat. De voorwaarden moeten vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst bekend zijn bij de wederpartij.
Onredelijk bezwarend
Zijn uw algemene voorwaarden van toepassing, dan kan uw wederpartij de rechter vragen om één of meerdere bepalingen buiten beschouwing te laten omdat uw wederpartij vindt dat deze bepalingen ‘onredelijk bezwarend’ zijn.
Bij zijn beoordeling houdt de rechter rekening met de volgende 4 punten:
- De aard en inhoud van de overeenkomst.
- De manier van totstandkoming van de voorwaarden.
- De belangen van beide partijen.
- De overige omstandigheden.
De wet bevat voor overeenkomsten die u met consumenten sluit een zwarte en een grijze lijst. Op deze lijst staan bepalingen die als onredelijk worden aangemerkt of worden vermoed onredelijk te zijn. Deze lijsten zijn niet rechtstreeks van toepassing op overeenkomsten die u met bedrijven sluit, maar het is wel verstandig om hiermee rekening te houden bij het opstellen van uw algemene voorwaarden.
Battle of forms
Als zowel u als uw wederpartij verwijzen naar hun eigen algemene voorwaarden, dan is er sprake van ‘battle of forms’. Om te bepalen welke voorwaarden van toepassing zijn, is het belangrijk vast te stellen wie als eerste naar zijn algemene voorwaarden heeft verwezen.
Wijzen beide partijen elkaars algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand, dan zijn er geen voorwaarden van toepassing en moeten de partijen met elkaar onderhandelen over verder te maken afspraken.